Bonton e-pošte
1. V vrstici s predmetom (Subject) jasno navedite bistvo sporočila.
Ustrezno naslovljena e-sporočila ljudem pomagajo pri organizaciji ali prednostnem razvrščanju e-pošte.
2. Ne uporabljajte polja Kp (Cc) za pošiljanje sporočila vsem prejemnikom.
To še posebno velja za službeno okolje. V današnjih dneh vsi prejemamo preveč e-pošte. Nepotrebna sporočila so moteča. Če vsebina vašega sporočila zanima le nekaj ljudi, ga pošljite le njim.
In podobno, ko odgovarjate na e-pošto, ne odgovarjajte vsem prejemnikom. Če uporabite Odgovori vsem (Reply to All) ali podobno funkcijo, ko odgovarjate na sporočilo, lahko na koncu odgovor pošljete vaši celotni družbi oziroma podjetju.
3. Kadar pišete sporočilo, namenjeno večji skupini ljudi, ki se med seboj ne poznajo (ali ne želite, da vidijo, komu ste sporočilo poslali), uporabite polje Kpp (Bcc).
Tako kot ni vljudno drugim govoriti telefonskih številk vaših prijateljev, znancev ali sodelavcev brez njihove vednosti, tako tudi ni vljudno vsem kazati e-naslovov, na katere ste pisali v sporočilu.
Na primer, če pišete sporočilo 30 osebam in uporabite polje Za (To) ali Kp (CC), lahko vseh 30 prejemnikov vidi druge e-naslove. Ko uporabite Kpp (Bcc), lahko prejemniki vidijo le dva naslova: vašega in njihovega.
4. Vaša sporočila naj bodo kratka in jedrnata.
Le malo ljudi uživa v branju na njihovih monitorjih; še manj je pa takih, ki uživajo ob prebiranju le-teh na malih zaslonih mobilnih telefonov, dlančnikov in drugih prenosnih naprav, ki so vedno bolj priljubljene. Prejemniki se v mnogih primerih ne menijo za dolga sporočila.
5. Izogibajte se pretirani uporabi velikih tiskanih črk.
TAKO JE VIDETI, KOT DA KRIČITE! VELIKE TISKANE ČRKE JE TUDI VELIKO TEŽE BRATI kot male tiskane črke, ki so bolj prijetne za oko. Če sporočila pošiljate v zapisu HTML, lahko namesto velikih tiskanih črk besede pišete s krepkimi črkami (bold) ali jih zapišete v kurzivi (italics).
6. Ne pišite stvari, ki jih ne bi upali povedati v javnosti.
Vsakdo lahko z zelo malo truda posreduje vaše sporočilo nekomu drugemu, lahko tudi po pomoti. Tako lahko padete v zadrego, če ste pisali zasebne ali zaupne informacije. Če ne želite deliti zapisanega, raje uporabite telefon.
7. Da izjave prejemnik ne bo razumel napačno, uporabite smeše oziroma Smileye.
Smeške oziroma smileye običajno uporabljamo v osebni e-pošti, v poslovni rabi pa niso ravno primerni. V pisarni jih uporabljajte bolj poredko. Če vaše sporočilo za boljše razumevanje potrebuje smeška, ga raje ne pošljite z e-pošto. Tudi s smeškom vas lahko kdo razume napačno.
Smeške uporabite zato, da podprete izjavo. Neolikano je, če zapišete nekaj slabega ali ponižujočega in na konec stavka dodate smeška.
8. Sporočil ne pošiljajte velikemu številu prejemnikov, razen če za to obstaja dober razlog.
Pošiljanje e-pošte večjemu številu prejemnikov je lahko spam. Verjetno ste že dobili kakšno neželeno oglasno sporočilo in tako veste, kako prijetno je, če vas nekdo zasipa s sporočili o nečem, kar vas niti najmanj ne zanima.
10. Iz vljudnosti do prejemnika maila na dnu sporočila vključite svoje ime.
Vaše sporočilo v glavi vsebuje vaš e-naslov, vendar prejemnik morda ne ve, da povratni naslov pripada vam, še posebno, če je drugačen od vašega imena in priimka.
11. Preverite črkovanje
Preverite pravilnost zapisanih besed, da vsebujejo čim manj ali pa najbolje nič slovničnih napak.
